2016年3月5日 星期六

溝通技巧:這2招下手,讓緊迫盯人的主管鬆手

偶爾午後喜歡帶著書,到偏僻巷弄內咖啡廳坐著閱讀,這天店裡顧客不多,老闆與員工Tina的溝通、問答對話,比書裡的內容更吸引我。
說沒問題,反而讓人更擔心
老闆:「上次我們說週三要請廠商印製的新菜單,你修改好了嗎?」
Tina:「我有在用了,今天不是才週一嗎?」
老闆:「那你現在進度到哪裡了?」
Tina:「你不用擔心,我週三一定可以交給印刷廠。」
老闆:「現在進度到哪裡了?別跟上次做杯墊時一樣又出差錯了。」
Tina:「上次是因為RGBCMYK的原因,反正週三一定沒問題。」
老闆:「我出去抽個菸,等等你先讓我看一下改到哪裡了。」

丟下話後看老闆在門外,Tina嘆了好大一口氣說:「那麼擔心進度,就自己來做啊?每天都這樣碎念,難怪大家都待不久。」

溝通技巧1「金主管」喜愛掌握進度時程
這樣的溝通對話,其實常常出現,這一類型的主管,相當重視時間,每一個報告、專案,他所和你約定的時間,都是經過經準推算,你若延遲了,時程進度若脫離他預期,會令他慌亂,這些性格都偏向「金色」的人際風格特質。

初入職場時的我和Tina很像,不喜歡主管一天到晚來追問進度,除了感到煩之外,還有種不被信任的感覺,直到一次績效面談時,金主管說:「妳很有創意,工作主動又積極,這些都很好,但別老是讓主管來問你進度,你這麼聰明一定懂我在說什麼。」

從那天開始,為了未來的績效分數,即使不愛這麼做的我,為了獎金可以多拿一些,我調整了溝通技巧,每天一早就主動向主管報告專案進度,有時還會加碼報告前一日課程的出席人數、滿意度分數、整體成效與跟課觀察回饋和反省。

溝通技巧2:以其人之道還治其人之身
提前避免意外」:請務必將約定的時間奉為Dead line嚴格管控,其實在與主管協商時間,應該多預估些工作時間讓自己更有彈性,估計週三可完成的DM,可以承諾在週四一早交件,若無任何意外,週三交件,對金主管而言就算是提早,記分板上立刻被加分。

金主管最討厭突如其來的驚喜,當進度一感受到有機會延誤時,就請立刻說出口,別想說自己一定能在最後一刻生出,除非你一直都保有最後一刻完成的良好紀錄,不然這污名就會跟隨你好一陣子。

主動累積信任」:這也是重要的溝通技巧,主管對於進度感到擔憂,並非不信任於你,而是他期望能掌握每件事情的最新狀況,並且都能如期完成。溝通技巧是:那何不換成你主動提供進度報告,讓他安心,尤其交期在即時,這麼做大大降低主管找上門的頻率。

獲取金主管的信任,就是讓他覺得你們是一致的,所以你可以有意無意的,向他提起關於時程進度上,你的重視、擔憂與應對方式,讓他感覺你比他更擔憂,這點能讓他對你留下負責的評價。

趕緊清算一下你手上的專案、報告時程進度,應用你的溝通技巧,開始以其人之道還治其人之身,讓掐緊進度的雙手漸漸鬆手

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