2016年2月29日 星期一

溝通技巧:這樣寫報告一次就過

你有過一份報告改了很多次,改到後來,主管連行距、標點符號都不放過,有一種他似乎在找你麻煩的感覺,老實說這樣的溝通互動感受,真的很不舒服。

您可能會問:有什麼溝通技巧嗎?

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年後和朋友Dio吃飯,他今年年初剛從業務工作轉換至遊戲產業,上班第一天主管便請他設計一個遊戲,做為分配到組別的能力依據。

第一次送去的遊戲,主管認為太過簡單,要再複雜一些。於是Dio自行找了程式設計的書,花了一星期寫了一個投籃遊戲,很得意地交給主管,主管看了一下說:「這遊戲只有投藍功能,沒有AI(隊友,阻擋功能),不夠真實。」

Dio繼續找朋友請教程式撰寫,寫出了隊友傳球、仿守功能交去,想這這次應該能符合主管期待了,主管試玩了一分鐘後說:「功能是很完整了,不過運動遊戲在台灣好像沒有這麼受歡迎,不然你來寫個射擊遊戲好了。」

Dio當下有種被主管整的感覺,甚至覺得是在找他麻煩嗎?早點說要做射擊不就好,但也只能繼續認命的做,不過這次射擊遊戲產出後,老闆相當滿意,在他準備慶祝提案過關時,隔天老闆又把他叫進去說:「你這遊戲我認為可以開發,可是那地圖太容易了,你去跟美術溝通看這款遊戲可以怎麼做。」

我跟Dio說:「恭喜你,你跟到了一個會讓你飛速成長的好主管。」
Dio不解的說:「別笑我了,我都不知要再被他改幾百回呢?」

這樣的溝通技巧互動,往往都會覺得Dio也太辛苦了,寫一份報告老闆有需要這樣百般折磨嗎?

該種形態主管的人際風格中,有著大量「綠色」人際風格中要求完美的特質。
「綠色主管」對於提案報告,是這麼想的:
1.目的、方向、成效要明確、清楚
2.凡事一定都要有根據,而不是自己說了算
3.堅信:沒有最好,只有更好

「投其所好、適時換擋」,建議大家在面對綠主管時可以應用此溝通技巧:
揣摩上意,口頭確認:當主管交付任務後,別急著立刻埋頭苦幹,先想一下這個提案或報告的目的、方向,擬下一個初步你的想法,過兩、三小時後,刻意來個不期而遇,提起你所擬定的想法(綠主管心想:很好,有在動腦),並且補上一句:「老闆,您覺得如何?可以給我一些回饋和建議嗎?」這時老闆絕對會告訴你,除了你提的123,也可以456

如果方向、目的,搞錯了他會立刻告訴你他要的是什麼,綠主管只看功勞,不看苦勞;所以不要等全部都完成了,才要去和他溝通互動,那時的你只會覺得他很機車,怎麼不告訴你是456~(綠主管是因為聽了你的123,才冒出456的啊!他沒有要整你的意思)

再多動腦一點和綠主管在每一次的互動後,當他告訴你456,你千萬不要真的就在報告裡改成456,你應該想一下123中有沒有些是可以參考456去做調整的,他的456裡又有哪些是不適合的,最後甚至自己也可以在想還有沒有789的可能。(綠主管看到報告後就又會心想:很好,是真的有在動腦)

只是不管最後是哪一個,請你都要有很明確的原因與根據,也就是你得先自問自答,為什麼?這是綠主管在看報告時的必考題,在回答上請給出正確的事實、數據、資訊,請不要憑感覺作回應。


成就主管的價值主管給回饋、建議本來就是正常的,請你一定要這樣想.再加上從他的角度,必有另外的一番見解,也都不足為過,別忘了他和你一樣,也是有上一層主管要交代的。

所以他不是找你麻煩,而是期待在他的指導下,你和他能將這份提案的價值,讓更高層的主管給看見.這也就是為什麼他老是將你的報告,一改再改.成就他的價值,也等於在成就自己的績效與價值。


和綠主管在提案、報告的溝通技巧,請掌握:視為老師、虛心求教。

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